En Dentales Antioquia S.A.S. (en adelante, “La Empresa”), la privacidad y la confidencialidad de la información personal de nuestros clientes, usuarios, proveedores y colaboradores es un compromiso fundamental. La presente política establece los lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, protección y supresión de los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes de la República de Colombia sobre protección de datos personales (Habeas Data).
1. Responsable del Tratamiento
Dentales Antioquia S.A.S. es una empresa dedicada a la importación, distribución y comercialización de insumos, materiales y equipos odontológicos. Actuará como responsable del tratamiento de los datos personales y los usará únicamente para las finalidades autorizadas y descritas en esta política, sobre la base de la ley y la normatividad vigente.
2. Datos Personales que Recolectamos
Según la relación que usted tenga con La Empresa, podemos recolectar y tratar los siguientes datos:
- Datos de identificación y contacto: nombre o razón social, número de documento o NIT, dirección, ciudad, teléfono, número de WhatsApp y correo electrónico.
- Datos comerciales: productos consultados o cotizados, historial de pedidos, facturación, datos de despacho y preferencias de compra.
- Datos de comunicación: el contenido de los mensajes que usted nos envía a través de WhatsApp, formularios de contacto, correo electrónico o redes sociales, con el fin de atender su solicitud.
3. Finalidades del Tratamiento
Los datos recolectados serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
Finalidades principales (comerciales y administrativas)
- Atender solicitudes de información, cotizaciones y pedidos de productos.
- Gestionar la venta, facturación, cobro, despacho y entrega de los productos adquiridos.
- Prestar servicio de atención al cliente, soporte y posventa a través de nuestros canales, incluido WhatsApp.
- Gestionar la relación con proveedores y aliados comerciales.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.
Finalidades secundarias (requieren autorización)
- Enviar información comercial, novedades del catálogo, promociones y recomendaciones de productos.
- Realizar encuestas de satisfacción y evaluación de la calidad del servicio.
- Elaborar estadísticas internas de manera anonimizada para mejorar nuestra oferta.
4. Tratamiento de Datos a través de WhatsApp y Redes Sociales
La Empresa utiliza WhatsApp (servicio operado por Meta Platforms, Inc.) y otras redes sociales como canales de atención comercial. Cuando usted nos contacta por estos medios:
- Recolectamos su número telefónico, nombre de perfil y el contenido de los mensajes que nos envía, con el único fin de atender su consulta, cotización o pedido.
- No usamos su información de WhatsApp para enviar mensajes masivos no solicitados; solo respondemos a las conversaciones que usted inicia o para dar seguimiento a un pedido o cotización.
- El uso de WhatsApp está sujeto además a la propia política de privacidad de Meta/WhatsApp. Recomendamos revisarla en whatsapp.com/legal/privacy-policy.
5. Derechos del Titular de los Datos
Como titular de la información, usted tiene derecho a:
- Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales frente a información parcial, inexacta, incompleta o que induzca a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
6. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Habeas Data)
Para consultar, actualizar, rectificar, revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, el titular o su representante puede dirigir una solicitud a:
La solicitud debe contener:
- Nombre e identificación del titular y copia del documento de identidad.
- Si actúa un tercero o representante, el documento que acredite dicha representación.
- Descripción clara de los hechos y del derecho que desea ejercer.
- Dirección física y/o electrónica de notificación.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de su recibo, conforme a la Ley 1581 de 2012.
7. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros
La Empresa no compartirá sus datos con terceros sin su consentimiento, salvo en los siguientes casos previstos por la ley:
- Requerimiento de autoridades públicas, administrativas o judiciales competentes en ejercicio de sus funciones.
- Proveedores de logística y transporte, exclusivamente para gestionar la entrega de sus pedidos.
- Proveedores tecnológicos y de mensajería (por ejemplo, plataformas de WhatsApp/Meta y servicios de hosting), en calidad de Encargados del Tratamiento y bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad.
- Entidades financieras y de facturación, para el procesamiento de pagos y el cumplimiento de obligaciones tributarias.
8. Medidas de Seguridad de la Información
La Empresa ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:
- Control de acceso a la información con base en roles y credenciales.
- Almacenamiento en plataformas con conexiones cifradas (HTTPS/SSL).
- Deber de reserva y confidencialidad para el personal que interviene en el tratamiento, que subsiste aun después de finalizada la relación laboral o contractual.
- Copias de seguridad y medidas de continuidad del negocio.
9. Conservación de los Datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales, los datos serán suprimidos o anonimizados.
10. Datos de Menores de Edad
La Empresa no dirige sus servicios a menores de edad ni recolecta intencionalmente sus datos. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de sus padres o representantes legales.
11. Autorización
Al suministrar sus datos personales a través de nuestros canales (sitio web, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o de forma presencial) y al aceptar la presente política, usted autoriza de manera previa, libre, expresa e informada a Dentales Antioquia S.A.S. para tratar sus datos conforme a las finalidades aquí descritas.
12. Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Las modificaciones se publicarán en este mismo sitio web. Se recomienda revisar esta página periódicamente. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización al titular.